Archivistes médicales : les gardiennes du temple

Les archivistes sont des spécialistes de la gestion de l’information contenue dans les dossiers des usagers du réseau de la santé et des services sociaux. Bien peu de gens savent ce qu’elles font et nombreux sont ceux qui se méprennent sur la nature de leur travail.

« Le plus gros préjugé par rapport à notre profession est que les gens croient que nous classons des dossiers et des feuilles, ce que nous ne faisons pas du tout ! », estime Caroline Roberge, l’une des archivistes parmi la trentaine que compte le CHU Sainte-Justine. Ce mythe est si répandu que toutes les archivistes consultées abondent dans le même sens. Au Québec, le terme « archivistes médicales » porte donc à confusion, explique-t-elle : « le titre ne reflète pas nos tâches, tandis qu’au Canada anglais on dit « gestionnaire de l’information médicale », ce qui illustre davantage ce que nous faisons ».

« Nous collaborons au financement des centres, à la recherche médicale, à l’accès à l’information médicale, à la gestion et à l’implantation de solutions médicales informatisées et plus encore ! Bref, nous avons un rôle médical, juridique et informatique en plus de plusieurs autres rôles ou tâches possible », poursuit Caroline.

Polyvalence et souci du détail

Si certaines archivistes ont des tâches plus spécialisées, d’autres doivent faire preuve de beaucoup de polyvalence. C’est le cas de Laurie Ouellet, qui travaille à l’Hôpital régional de Portneuf. « Nous sommes une équipe très réduite pour couvrir un très grand territoire, donc nous faisons toutes un peu de tout! Je fais de l’accès à l’information, du pilotage de systèmes informatiques, je suis aussi les yeux et les oreilles de mon assistante-chef en ce qui a trait au travail des agentes administratives des accueils et des archives et je fais de l’analyse et du code ». Laurie doit donc inscrire sous forme de code « toutes les maladies inscrites sur la feuille sommaire d’un usager qui a été hospitalisé en courte durée pour ensuite transmettre les données au Ministère, ce qui permet d’attribuer les budgets de fonctionnement aux établissements. »

Celle qui exerce cette profession depuis bientôt 20 ans est devenue une référence pour plusieurs personnes à propos de nombreux sujets qui ne sont pas nécessairement liées aux archives. « Nous redirigeons beaucoup d’appels, de courrier, de demandes d’information auxquels d’autres employés n’ont pu répondre », souligne-elle. L’ensemble de ses tâches entraîne donc une collaboration étroite avec les gestionnaires et les équipes de travail. « À peu près tous les projets finissent par nous toucher ».

Une profession à reconnaître

L’archiviste produit la grande majorité des données statistiques des établissements en lien avec les services dispensés, mais on tend parfois à oublier l’apport concret de l’archiviste dans le réseau de la santé et des services sociaux. « De par son travail d’analyse et de codification dans les dossiers médicaux, l’archiviste permet aux établissements d’avoir un portrait de ses activités et à l’État d’avoir des données sur la santé de la population, estime Elise Magny, archiviste à l’hôpital de Baie-Saint-Paul.

C’est cette codification qui permet par exemple de connaître les causes de décès les plus fréquentes. Cette tâche permet aussi par le biais d’études d’améliorer la qualité des soins dispensés ».

Malgré la complexité du travail, cette profession demeure en manque de reconnaissance. « Je suis archiviste médicale depuis plus de 27 ans. J’ai constaté avec les années une grande évolution des tâches et une grande augmentation des responsabilités, poursuit-elle. Nous sommes de plus en plus un joueur important dans la production de données pour les redditions de compte et des rapports statistiques annuels des installations ». Les archivistes doivent également demeurer à l’affut des changements et des nouveautés dans la jurisprudence.

« Malgré cette charge de responsabilité qui augmente toujours, nous demeurons au bas de l’échelle salariale des techniciens, ajoute Elise Magny.  Nous peinons à faire reconnaitre notre travail à sa juste valeur.  De plus, n’ayant pas d’ordre professionnel, il est plus difficile de bien protéger nos tâches ».

Au-delà du volet informatique et du volet médical, le volet juridique est très sensible et important, ajoute Caroline Roberge, du CHU Sainte-Justine. « Si quelqu’un demande l’accès au dossier, que ce soit un patient, un parent, un avocat, un policier, ou un spécialiste, l’archiviste va recevoir la demande, juger si elle est conforme et ensuite elle devra sélectionner les bons documents et déterminer, selon les circonstances, à qui on envoie les documents et quelle information peut être transmise. Nous avons un grand rôle légal; nous sommes comme les ange-gardiens des dossiers ».

La rigueur est donc la principale qualité nécessaire pour faire ce travail, estime-t-elle, car il faut suivre la loi à la lettre et l’appliquer. Il faut s‘assurer que l’information sensible soit protégée en tout temps. « En d’autres mots, nous sommes les gardiennes du temple! », conclut-elle.